Die WhatsApp-Automatisierung hat sich als wichtiges Werkzeug für Unternehmen erwiesen, die Kundeninteraktionen verbessern, Terminverwaltung optimieren und manuelle Arbeitsbelastung minimieren möchten. Heute tauchen wir in einen einfachen und effektiven Workflow mit n8n und WhatsApp Business ein, der die Art und Weise verändert, wie KMU und Agenturen Kundenkommunikation verwalten.
Warum die Automatisierung von WhatsApp-Interaktionen essenziell ist
Die Erwartungen der Kunden sind höher denn je. Sofortige Antworten, personalisierte Interaktionen und nahtlose Terminabwicklung sind eher die Regel als die Ausnahme. Glücklicherweise bietet Automatisierung eine effektive Lösung:
- Sofortige Antworten sorgen dafür, dass sich Ihre Kunden wertgeschätzt fühlen.
- Weniger manuelle Aufgaben geben Ihrem Team mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten.
- Effizientes Datenmanagement ermöglicht bessere Kunden-Insights.
Mit dem WhatsApp Business-Bot und n8n können Sie all das nahtlos erreichen.
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Wie die WhatsApp-Bot-Automatisierung funktioniert
Dieser Workflow verbindet Google Forms, WhatsApp und Google Sheets, um Kundeninteraktion und Datenverwaltung zu vereinfachen:
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Schritt 1: Kundeninteraktion über Google Forms
Kunden füllen ein Google-Formular aus, um Informationen anzufordern, Termine zu buchen oder Anfragen zu senden. Nach dem Absenden erhalten sie automatisch eine Benachrichtigung über WhatsApp.
Beispiel: Stellen Sie sich eine Zahnarztpraxis vor, in der Patienten ihre Termine über ein einfaches Google Form buchen. Sobald das Formular abgeschickt ist, erhalten sie sofort eine Terminbestätigung direkt auf WhatsApp.
Schritt 2: Erfassen von Nutzernachrichten
Wenn ein Kunde eine Nachricht an Ihren Wassemger Business bot sendet, werden seine Nachricht und Kontaktdaten automatisch in ein Google Sheet eingetragen. Dies zentralisiert Kundendaten und macht sie für Ihr gesamtes Team zugänglich und verwaltbar.
Szenario: Wenn ein Kunde per WhatsApp um Terminverschiebung bittet, wird seine Nachricht direkt in Google Sheets protokolliert, sodass nichts verloren geht.
Schritt 3: Einfache Antwortverwaltung
Auf Kunden zu antworten ist so einfach wie das Aktualisieren Ihres Google Sheets. Füllen Sie einfach die Spalte ReplyText aus, ändern Sie den Status auf Ready, und der Bot übernimmt den Rest. Innerhalb von Sekunden holt n8n diese Nachrichten ab und sendet sie via WhatsApp.
Praxisnutzen: Angenommen, ein Teammitglied möchte mehrere Kundenanfragen schnell nachverfolgen. Es aktualisiert jede Antwort in der Tabelle, und binnen kurzer Zeit erreichen personalisierte Rückmeldungen jeden Kunden über WhatsApp.
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Anpassung des Workflows an Ihre Bedürfnisse
Das Schöne an diesem n8n-Workflow ist seine Flexibilität. Sie können:
- Weitere Tools wie CRM-Systeme anschließen, um reichhaltigere Kundendaten zu erhalten.
- Kalender integrieren, um automatische Terminplanung zu ermöglichen.
- Benachrichtigungen mit dynamischen Vorlagen erweitern, um das Kundenerlebnis zu personalisieren.
Kopieren Sie diesen Workflow und nutzen Sie ihn jetzt!
{
"name": "Customer Support WhatsApp Bot with Google Docs Knowledge Base and Gemini AI",
"nodes": [
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"caseSensitive": true,
"leftValue": "",
"typeValidation": "loose",
"version": 1
},
"conditions": [
{
"id": "8a765e57-8e39-4547-a99a-0458df2b75f4",
"operator": {
"type": "object",
"operation": "exists",
"singleValue": true
},
"leftValue": "={{ $('Wassenger Trigger').item.json }}",
"rightValue": ""
}
],
"combinator": "and"
},
"options": {
"looseTypeValidation": true
}
},
"id": "3237130a-f8dd-4e66-b2bb-f29cbe963427",
"name": "Is message?",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [240, 600],
"typeVersion": 2
},
{
"parameters": {
"rule": {
"interval": [
{
"field": "minutes"
}
]
}
},
"id": "1d2ce3be-f107-4949-8753-16ea3a97b7b1",
"name": "Schedule Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.scheduleTrigger",
"position": [0, 1020],
"typeVersion": 1.2
},
{
"parameters": {
"options": {}
},
"id": "4f5189fd-a36a-468a-ab7f-512262e192e6",
"name": "Loop Over Items",
"type": "n8n-nodes-base.splitInBatches",
"position": [440, 1020],
"typeVersion": 3
},
{
"parameters": {
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?usp=drivesdk",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 1621824221,
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit#gid=1621824221",
"cachedResultName": "WA-messages"
},
"filtersUI": {
"values": [
{
"lookupColumn": "Status",
"lookupValue": "Ready"
}
]
},
"options": {}
},
"id": "164042e8-4b56-4432-9b46-dfdf4c93116a",
"name": "Get new answers",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [220, 1020],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
},
{
"parameters": {
"operation": "update",
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?usp=drivesdk",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 1621824221,
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit#gid=1621824221",
"cachedResultName": "WA-messages"
},
"columns": {
"value": {
"Status": "Replied",
"row_number": "={{ $('Loop Over Items').item.json.row_number }}"
},
"schema": [
{
"id": "UserPhone",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserPhone",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "UserName",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserName",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "UserMessage",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserMessage",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "ReplyText",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "ReplyText",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "Status",
"type": "string",
"display": true,
"required": false,
"displayName": "Status",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "row_number",
"type": "string",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": true,
"required": false,
"displayName": "row_number",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
}
],
"mappingMode": "defineBelow",
"matchingColumns": ["row_number"]
},
"options": {}
},
"id": "d31cdbd1-1384-4608-9822-64b643508689",
"name": "Update message status",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [840, 1020],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
},
{
"parameters": {
"amount": 1
},
"id": "c712f711-bc98-412f-940d-69af277c9126",
"name": "Wait 1 sec",
"type": "n8n-nodes-base.wait",
"position": [1020, 1020],
"webhookId": "df4df4f8-378c-4228-b1e2-326b9d956e7e",
"typeVersion": 1.1
},
{
"parameters": {
"operation": "append",
"documentId": {
"__rl": true,
"value": "1D5sI-FJNl6zH9P6DPkyD7-kifKX-TJnChdhsfLji50U",
"mode": "list",
"cachedResultName": "Chat logs",
"cachedResultUrl": "google_drive_url"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"value": "gid=0",
"mode": "list",
"cachedResultName": "Sheet1",
"cachedResultUrl": "google_drive_url"
},
"columns": {
"mappingMode": "defineBelow",
"value": {
"TIMESTAMP": "={{ $json.data.timestamp }}",
"USER": "={{ $json.data.toNumber }}",
"MESSAGE": "={{ $json.data.body }}"
},
"matchingColumns": [],
"schema": [
{
"id": "TIMESTAMP",
"displayName": "TIMESTAMP",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "USER",
"displayName": "USER",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "MESSAGE",
"displayName": "MESSAGE",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "RESPONSE",
"displayName": "RESPONSE",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true,
"removed": true
}
],
"attemptToConvertTypes": false,
"convertFieldsToString": false
},
"options": {}
},
"id": "76e576d5-2bad-4588-a044-4091db02b3f7",
"name": "New message from the user",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [500, 600],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
},
{
"parameters": {
"pollTimes": {
"item": [
{
"mode": "everyX",
"value": 5,
"unit": "minutes"
}
]
},
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "google_drive_url",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 470797219,
"cachedResultUrl": "",
"cachedResultName": "Form Responses 1"
},
"event": "rowAdded",
"options": {}
},
"id": "906a1913-5356-4cb1-936b-489afcb58153",
"name": "Get new entries",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTrigger",
"position": [20, 160],
"typeVersion": 1,
"credentials": {
"googleSheetsTriggerOAuth2Api": {
"id": "3JS9kFioVK3IrITX",
"name": "Google Sheets Trigger account 2"
}
}
},
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"id": "b9bfdb33-0d9c-4320-b4bc-0bf0a469c8ca",
"operator": {
"name": "filter.operator.equals",
"type": "string",
"operation": "equals"
},
"leftValue": "={{ $json[\"I consent to receive WhatsApp notifications regarding my appointments\"] }}",
"rightValue": "Yes"
}
]
},
"options": {}
},
"id": "88ac4ee1-d83e-46f6-9241-1ad92458c527",
"name": "User consented for WA messages?",
"type": "n8n-nodes-base.filter",
"position": [240, 160],
"typeVersion": 2
},
{
"parameters": {
"content": "## Send a WhatsApp(WA) template message\nOccurs after a user submits a new Google form.If the user opted-in for WA notifications during the form submission, a template message will be sent via WhatsApp.\n\n**IMPORTANT!**\n1.You will need to create a new [wassenger account](https://wassenger.com/register)\n2.Once connected to Wassenger your WhatsApp number will be ready to use:)",
"height": 405,
"width": 745
},
"id": "3f31fb13-7238-4fb3-a2ff-421b8b0f2408",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, -80],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"content": "## Store incoming WhatsApp user messages in a Google Sheet\nTo receive user messages, you need to add a Wassenger Trigger node\n\nOnce the trigger receives a payload from your customer, we check if the incoming data contains a message and add a new row with user data and message text in [Google Sheet](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?gid=1621824221#gid=1621824221).\n\nWassenger trigger also receives status notifications(i.e.message sent, message read etc.), so we ignore such notifications in this workflow.",
"height": 458,
"width": 752
},
"id": "b4827163-9ea5-4857-b367-ac8dd02148c8",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, 340],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"content": "## Reply to the user via WhatsApp\nWhatsApp allows sending automatic messages **with custom text** via bots only within the 24h time frame after the last incoming user message.\n\nAfter the user sends a message to the WhatsApp bot, a row is added to the [Google Sheet](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?gid=1621824221#gid=1621824221) with the Status 'New'\n\nType something in the `ReplyText` column and change the Status to 'Ready'.\nIn a few minutes, Flows timer will fetch all 'Ready' replies from the Google Sheet and send them one by one to the recipients",
"height": 369.34131736526945,
"width": 1197.9640718562885
},
"id": "129153f7-ee86-4200-b6c0-06798c431051",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, 820],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"phone": "={{ $json['Your mobile number'] }}",
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassenger",
"typeVersion": 1,
"position": [460, 160],
"id": "26d678c0-b581-449a-8540-c6209bf99ced",
"name": "Wassenger",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account 9"
}
}
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"events": ["message:in:new"],
"sampleEvent": "inbound-text"
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassengerTrigger",
"typeVersion": 1,
"position": [20, 600],
"id": "71c82d9c-1ab6-4b83-9c5a-c0a714d42325",
"name": "Wassenger Trigger",
"webhookId": "38a35cf6-5aa7-434e-9bf3-bcd31717e1d4",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account 9"
}
}
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"phone": "={{ $('Wassenger Trigger').item.json.data.fromNumber }}",
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassenger",
"typeVersion": 1,
"position": [660, 1020],
"id": "1fcb9b18-4319-4bf3-b6b3-8be3a09ac969",
"name": "Wassenger1",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account"
}
}
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Wait 1 sec": {
"main": [
[
{
"node": "Loop Over Items",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Is message?": {
"main": [
[
{
"node": "New message from the user",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get new answers": {
"main": [
[
{
"node": "Loop Over Items",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get new entries": {
"main": [
[
{
"node": "User consented for WA messages?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Schedule Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Get new answers",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Update message status": {
"main": [
[
{
"node": "Wait 1 sec",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"User consented for WA messages?": {
"main": [
[
{
"node": "Wassenger",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Wassenger Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Is message?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Loop Over Items": {
"main": [
[],
[
{
"node": "Wassenger1",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Wassenger1": {
"main": [
[
{
"node": "Update message status",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
},
"active": false,
"settings": {
"executionOrder": "v1"
}
}
Beispiel für eine Anpassung: Eine Reiseagentur könnte ihr CRM integrieren, um Kundenpräferenzen abzurufen und automatisch hochgradig personalisierte Reisevorschläge per WhatsApp zu senden.
Zentrale Vorteile der WhatsApp-Automatisierung mit Wassenger
- Sofortige Kundeneinbindung: Erhalten Sie hohe Zufriedenheitsraten durch zeitnahe, relevante Nachrichten.
- Betriebliche Effizienz: Reduzieren Sie manuelle Arbeit und optimieren Sie Kommunikationsaufgaben.
- Skalierbare Lösungen: Verwalten Sie problemlos wachsende Kundenzahlen und komplexe Workflows.
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