Sehen, lesen und antworten
Lege fest, wer Chats starten darf und welche Chats jede Rolle sehen, lesen und beantworten kann: alle, neue, die von Kollegen oder nur die eigenen.
Gib jedem Agenten den Zugriff, den er braucht.Mehr nicht.
Entscheide, wer welchen WhatsApp-Chat lesen, beantworten, zuweisen oder löschen darf und wer die Telefonnummern deiner Kunden sieht.
Änderungen speichernGespeichertGilt für alle Agenten auf dieser Nummer
Ohne Rollen hat jeder Agent jeden Schlüssel.
Verknüpfst du eine WhatsApp-Nummer mit weiteren Handys oder teilst ihren Login, bekommen alle denselben Zugriff: jeden Chat, jede Kundennummer, jeden Löschen-Button.
- Keine Rollen oder Zugriffsstufen
- Jede Telefonnummer für alle sichtbar
- Jeder kann löschen, blockieren oder exportieren
Wassenger liefert das fehlende Stück: eine Regel für jeden dieser Punkte.
- Montag
Eine Aushilfe räumt den Posteingang auf und löscht dabei drei Monate Chatverlauf mit deinem größten Kunden.
Chats löschen: nur Admins - Dienstag
Zwei Agenten antworten demselben Kunden im Abstand von einer Minute – mit zwei verschiedenen Preisen.
Antworten: nur in den eigenen zugewiesenen Chats - Mittwoch
Ein neuer Mitarbeiter ändert die automatische Antwort. Zwei Tage lang bekommt jeder Kunde einen Tippfehler.
Automatische Antworten: Admins und Supervisors - Donnerstag
Ein Praktikant scrollt durch VIP-Beschwerden, samt Telefonnummern.
Telefonnummern: für Agenten verborgen - Freitag
Ein Vertriebler, der gerade gekündigt hat, exportiert seine Chats mit deinen besten Kunden.
Chats exportieren: für Agenten aus
Jede Regel beantwortet zwei Fragen: was, und in welchen Chats.
Wähle eine Aktion und dann die Chats, für die sie gilt. Vier Arten von Chats decken jeden Fall ab, und du kannst sie kombinieren.
Dem Agenten zugewiesen
- RCRyan Cole
- LSLucas Silva
- NBNina Berg
Nicht zugewiesen
- ERElena Rossi
- JMJonas Meyer
Einem Kollegen zugewiesen
- AOAmara Okafor
- NFNoah Fischer
- MHMarcus Hale
Jede Rolle bekommt für jede Aktion ihre eigene Antwort, auf jeder WhatsApp-Nummer.
Über 100 Schalter in sieben Bereichen.
Jede Rolle bekommt für alles hier unten eine eigene Einstellung. Starte mit sinnvollen Standardwerten und ändere nur, was dein Team braucht.
Kundendaten vertraulich halten
Lass Personen einen Kontakt nur dann ansehen oder bearbeiten, wenn es ihr Kunde ist, und verberge Telefonnummern vor allen, die sie nicht brauchen.
Zuweisen, erledigen, löschen, blockieren, exportieren
Jede Aktion, die eine Unterhaltung verändert, hat ihre eigene Regel, damit kein einzelner Klick die Arbeit deines Teams zunichtemacht.
Dateien, Sprachnachrichten, Standorte
Entscheide, wer Medien, Audio, Standorte und Kontaktkarten senden darf, und in welchen Chats.
Auch Gruppenchats
Dieselben Regeln für WhatsApp-Gruppen: wer sie erstellt und wer sie sieht, liest und darin antwortet.
Wer die Einrichtung ändern darf
Überlass automatische Antworten, Vorlagen, Labels, Webhooks, Abteilungen und Abrechnung den Verantwortlichen und entscheide, wer die Nummer verbinden, trennen oder neu starten darf.
WhatsApp-Anrufe
Lege fest, wer Anrufe annehmen und tätigen darf und wessen Anrufverlauf dabei sichtbar ist.
Abteilungen entscheiden, wohin ein Chat geht. Berechtigungen entscheiden, wer ihn anfassen darf.
Jeder in deinem Team hat eine Rolle, und jede Rolle hat ihre Regeln. Abteilungen und automatische Zuweisung leiten jeden Chat an die richtige Person; Berechtigungen sorgen dafür, dass alle anderen nur tun, was du erlaubst.
Vier Rollen, eine Rangfolge
- VerantwortlichAlles, immer. Der Zugriff des Eigentümers lässt sich nicht einschränken.
- AdminVerwaltet die Nummer: das Team, die Einstellungen und die Regeln für die Rollen darunter.
- SupervisorLeitet ein Team: behält dessen Chats im Blick, weist sie neu zu und legt die Regeln für die Agenten fest.
- AgentSpricht mit Kunden – innerhalb der Grenzen, die du festlegst.
Admins und Supervisors können nur die Regeln der Rollen unter ihnen ändern.
Ein Chat, ab der ersten Nachricht
- Ein Kunde schreibt„Auf meiner Rechnung steht die falsche Adresse.“
- Er geht an die BuchhaltungDie Abteilung, die sich um Rechnungen kümmert.
- Marco übernimmt ihnEinem Agenten der Buchhaltung zugewiesen, von Hand oder automatisch.
- Nur Marco antwortetAndere Agenten können darin nicht antworten. Supervisors können trotzdem mitlesen.
Abteilungen gibt es in den Plänen Business und Enterprise. Berechtigungen gibt es mit Enterprise.
So eingerichtet, wie dein Team arbeitet.
Acht gängige Setups, vom Kundensupport bis zur Reisebranche. Übernimm eines, wie es ist, oder nutze es als Ausgangspunkt für dein eigenes.
Kundensupport
Zehn Agenten teilen sich eine Nummer. Kunden schicken Bestelldaten, Adressen und Beschwerden, und jeder könnte all das lesen, exportieren oder löschen.
So richten sie es ein
- Agenten lesen und beantworten ihre eigenen Chats und neue Chats, sonst nichts.
- Telefonnummern sind für Agenten verborgen. Antworten können sie trotzdem.
- Nur Admins können eine Unterhaltung löschen oder exportieren.
Jeder Kunde spricht mit genau einem Agenten, und seine Daten bleiben bei den Leuten, die sie brauchen.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene + neue |
| Telefonnummern sehen | Alle | Alle | Aus |
| Chats neu zuweisen | Alle | Alle | Eigene |
| Löschen und exportieren | Alle | Aus | Aus |
Kliniken & Gesundheitswesen
Der Empfang vergibt Termine, Pflegekräfte beantworten Rückfragen, und Patienten teilen Symptome und Befunde im selben Chat.
So richten sie es ein
- Der Empfang übernimmt neue Chats; Rückfragen gehen an die Person, die dem Patienten zugewiesen ist.
- Nur das zuständige Teammitglied sieht die Telefonnummer eines Patienten.
- Außer Admins kann niemand eine Unterhaltung löschen oder exportieren.
Die Nachrichten eines Patienten sehen die Menschen, die ihn betreuen, nicht der ganze Empfang.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Eigene | Eigene + neue |
| Telefonnummern sehen | Alle | Eigene | Aus |
| Dateien senden | Alle | Eigene | Eigene |
| Löschen und exportieren | Alle | Aus | Aus |
Kanzleien
Jeder Anwalt hat eigene Mandanten, und ein Fall, den der falsche Kollege liest, ist ein echtes Problem.
So richten sie es ein
- Jeder Anwalt sieht nur die ihm zugewiesenen Mandanten, auch Supervisors.
- Agenten können keinen Mandanten an andere abgeben; Supervisors geben nur ihre eigenen weiter.
- Das Exportieren einer Unterhaltung ist Admins vorbehalten.
Mandantengespräche bleiben zwischen Mandant und Anwalt.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Eigene | Eigene |
| Chats neu zuweisen | Alle | Eigene | Aus |
| Telefonnummern sehen | Alle | Eigene | Eigene |
| Chats exportieren | Alle | Aus | Aus |
Finanzen & Versicherungen
Berater besprechen Policen, Schadensfälle und Kontodaten über WhatsApp, oft mit Dokumenten im Anhang.
So richten sie es ein
- Berater öffnen nur die Chats der Kunden, die ihnen zugewiesen sind.
- Dateien senden sie nur in ihren eigenen Chats.
- Eine Unterhaltung löschen kann nur ein Admin, damit nichts unbemerkt verschwindet.
Die Dokumente und Daten jedes Kunden bleiben bei seinem Berater und dessen Vorgesetzten.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene |
| Dateien senden | Alle | Alle | Eigene |
| Telefonnummern sehen | Alle | Alle | Eigene |
| Chats löschen | Alle | Aus | Aus |
Immobilien
Leads aus Inseraten kommen den ganzen Tag herein. Die Agenten reißen sich um die guten, und wer geht, nimmt die Nummern der Käufer mit.
So richten sie es ein
- Neue Leads verteilt ein Supervisor oder die automatische Zuweisung, statt dass sich jemand sie schnappt.
- Agenten sehen Telefonnummern nur bei ihren eigenen Käufern.
- Chats exportieren ist für alle außer Admins deaktiviert.
Leads werden fair verteilt, und deine Kontaktliste bleibt bei deinem Maklerbüro.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene |
| Chats neu zuweisen | Alle | Alle | Aus |
| Telefonnummern sehen | Alle | Alle | Eigene |
| Chats exportieren | Alle | Aus | Aus |
E-Commerce & Handel
Hunderte Fragen zu Bestellungen am Tag, Saisonkräfte und Kunden, die Adressen und Bestellnummern schicken.
So richten sie es ein
- Saisonkräfte übernehmen neue und eigene Chats und erledigen sie.
- Telefonnummern bleiben verborgen: Für Hilfe bei einer Bestellung braucht sie niemand.
- Chats löschen, blockieren und exportieren bleibt Admins vorbehalten.
Aushilfen helfen vom ersten Tag an mit, ohne deinen ganzen Kundenstamm zu sehen.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene + neue |
| Chats erledigen | Alle | Alle | Eigene |
| Telefonnummern sehen | Alle | Alle | Aus |
| Löschen, blockieren und exportieren | Alle | Aus | Aus |
Logistik
Disposition, Fahrerkoordination und Kundenservice teilen sich eine Nummer voller Adressen, Standorte und Lieferfotos.
So richten sie es ein
- Koordinatoren antworten nur bei den Lieferungen, die ihnen zugewiesen sind.
- Standorte und Fotos senden sie nur in ihren eigenen Chats.
- Kontakte teilen und neu zuweisen ist Sache von Supervisors und Admins.
Für jede Lieferung ist genau eine Person zuständig, und Kundenadressen machen nicht die Runde.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene |
| Standorte und Fotos senden | Alle | Alle | Eigene |
| Kontakte teilen | Alle | Alle | Aus |
| Chats neu zuweisen | Alle | Alle | Aus |
Reisebüros
Buchungen, Reisepässe und Reisepläne gehen hin und her, oft in einem Gruppenchat mit der ganzen Familie.
So richten sie es ein
- Jeder Agent betreut die ihm zugewiesenen Buchungen, Gruppenchats eingeschlossen.
- Dokumente senden sie nur in ihren eigenen Chats.
- Nur Admins können eine Unterhaltung exportieren.
Die Dokumente der Reisenden bleiben bei der Buchung, zu der sie gehören.
Empfohlene Regeln
| Aktion | Admin | Supervisor | Agent |
|---|---|---|---|
| Lesen und antworten | Alle | Alle | Eigene |
| Dokumente senden | Alle | Alle | Eigene |
| In Gruppen antworten | Alle | Alle | Eigene |
| Chats exportieren | Alle | Aus | Aus |
- Alle
- alle Chats
- Eigene
- nur ihnen zugewiesene Chats
- Eigene + neue
- eigene und neue, nicht zugewiesene
- Aus
- nicht erlaubt
Vier Schritte auf einem Bildschirm. Ohne Code.
Alles passiert in den Einstellungen deiner WhatsApp-Nummer, und du kannst es jederzeit wieder ändern.
- 1Lade dein Team einFüge jede Person hinzu und gib ihr eine Rolle: Admin, Supervisor oder Agent.
- 2Berechtigungen öffnenÖffne in den Einstellungen deiner WhatsApp-Nummer den Bereich Berechtigungen.
- 3Hake an, was jede Rolle darfEine Spalte pro Rolle, eine Zeile pro Aktion. Starte mit den Standardwerten und entferne, was eine Rolle nicht braucht.
- 4SpeichernDie Regeln gelten für alle mit dieser Rolle auf dieser Nummer. In deinem Posteingang wird nichts gelöscht.
Im Enterprise-Plan enthalten.
Was kostet dein Unternehmen ein einziger gelöschter Chatverlauf oder eine exportierte Kundenliste? Team-Berechtigungen gibt es mit Enterprise, zusammen mit allem aus Business: Abteilungen, automatische Zuweisung, Flows und mehr.
- 9 Agenten inklusive (+$14/Monat je weiterer Agent, ohne Obergrenze)
- Bis zu 10 Abteilungen
- Feingranulare Team-Berechtigungen (Lesen, Antworten, Zuweisen, Löschen, Exportieren)
- Telefonnummern der Kontakte vor Agenten verbergen
- Priorisierter Chat-Support
Häufig gestellte Fragen
Pläne, Rollen, Gruppen und was Berechtigungen können und was nicht.
Welcher Plan enthält Team-Berechtigungen?
Team-Berechtigungen sind Teil des Enterprise-Plans: $99.90 im Monat mit 9 Agenten, bis zu 10 Abteilungen und zusätzliche Agenten für je $14 im Monat. Jeder Plan startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte.
Lege ich Berechtigungen für jede Person oder für jede Rolle fest?
Für jede Rolle: Admin, Supervisor und Agent. Alle in einer Rolle bekommen deren Regeln, eine neue Person ist also eingerichtet, sobald du ihr eine Rolle gibst. Jede WhatsApp-Nummer hat eigene Regeln, sodass ein Agent auf einer Nummer mehr Zugriff haben kann als auf einer anderen.
Kann ich den Eigentümer oder einen Admin einschränken?
Der Eigentümer des Kontos hat immer vollen Zugriff und lässt sich nicht einschränken. Er legt die Regeln für die Admins fest. Admins und Supervisors können nur die Regeln der Rollen unter ihnen ändern: Admins legen die Regeln für Supervisors und Agenten fest, Supervisors die für Agenten.
Funktionieren Berechtigungen auch in WhatsApp-Gruppen?
Ja. Für Gruppen gibt es eigene Regeln: wer Gruppen erstellen darf und welche Gruppenchats jede Rolle sehen, lesen und beantworten kann.
Wie spielen Berechtigungen mit Abteilungen und automatischer Zuweisung zusammen?
Abteilungen und automatische Zuweisung entscheiden, wohin ein Chat geht und wem er zugewiesen wird. Berechtigungen entscheiden, was alle anderen damit tun können. Ein Chat, der an eine Abteilung geht, zählt erst zu den eigenen Chats eines Mitglieds, wenn er ihm zugewiesen ist.
Kann ich die Telefonnummern meiner Kunden vor Agenten verbergen?
Ja. Lege für jede Rolle fest, ob sie Telefonnummern in allen Chats sieht, in neuen, nicht zugewiesenen Chats, in Chats von Kollegen oder nur in den eigenen. Ein Agent, der die Nummer nicht sieht, kann trotzdem im Chat antworten.
Schränken Berechtigungen auch die API ein?
Die Regeln zum Lesen und Anzeigen nicht. Sie steuern, was der Posteingang anzeigt: Ein Teammitglied der Nummer kann deren Chats und Nachrichten weiterhin über die API abrufen. Exporte, Suche und Dateizugriff werden dagegen auf unseren Servern durchgesetzt. Wenn bestimmte Personen bestimmte Unterhaltungen nie erreichen dürfen, gib diesen Unterhaltungen eine eigene WhatsApp-Nummer.
Was passiert mit meinen Chats, wenn ich eine Regel ändere?
Nichts wird gelöscht oder verschoben. Eine Regel ändert nur, was jede Person ab diesem Moment sehen und tun kann, und du kannst sie jederzeit zurücksetzen.
Bekomme ich Hilfe bei der Einrichtung?
Ja. Starte mit den Standardwerten, die Agenten bereits sinnvolle Grenzen setzen, oder sprich mit uns, und wir helfen dir, die Rollen für dein Team zu planen.
Führe dein WhatsApp wie ein Team, nicht wie ein geteiltes Handy.
Gib jedem Agenten genau den Zugriff, den er braucht, und halte die Gespräche und Daten deiner Kunden in den richtigen Händen.