In diesem Artikel erklären wir, wie Sie die automatische Chat-Zuweisung in Wassenger konfigurieren, damit eingehende WhatsApp-Konversationen effizient unter Ihrem Team verteilt werden.
Wassenger’s Funktion zur automatischen Chat-Zuweisung hilft Ihnen dabei, eingehende WhatsApp-Chat-Anfragen zu verwalten, indem sie diese gleichmäßig auf verfügbare Agenten verteilt. Auf diese Weise vermeiden Sie, einen einzelnen Agenten zu überlasten, und stellen sicher, dass jede Chat-Anfrage zeitnah und effizient bearbeitet wird. Die Konfiguration der automatischen Chat-Zuweisung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Reaktionszeiten im Kundenservice zu verbessern.
Hinweis: Nur Administratoren und Supervisors können die Konfiguration der automatischen Chat-Zuweisung einsehen und bearbeiten.
Was ist ein Teammitglied und wie erstellt man eines? Erfahren Sie hier mehr
Wie die automatische Chat-Zuweisung funktioniert
Die automatische Chat-Zuweisung verteilt eingehende Chat-Anfragen an Agenten basierend auf deren aktueller Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit. Wenn eine neue Chat-Anfrage eingeht, weist das System sie automatisch dem Agenten mit der geringsten Anzahl aktiver Chats zu. Haben alle Agenten gleich viele aktive Chats, wird die Anfrage dem Agenten zugewiesen, der am längsten inaktiv ist.
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Automatische Chat-Zuweisung in Wassenger konfigurieren Befolgen Sie diese Schritte, um die automatische Chat-Zuweisung in Wassenger einzurichten:
Navigieren Sie zu Einstellungen
Sobald Sie eingeloggt sind, werden Sie zum Wassenger-Dashboard weitergeleitet. Klicken Sie auf das Symbol "Settings" (Zahnrad) in der linken Seitenleiste.
Automatische Chat-Zuweisung aktivieren
Im Bereich "Settings" finden Sie den Schalter "Automatic chat assignment". Klicken Sie auf den Schalter, um die automatische Chat-Zuweisung zu aktivieren. Der Schalter sollte beim Aktivieren blau werden.
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Verfügbarkeit der Benutzer konfigurieren
Damit die automatische Chat-Zuweisung effektiv funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass die Verfügbarkeit Ihrer Agenten in Wassenger korrekt eingestellt ist. So geht’s:
Klicken Sie auf das Symbol "Team" (Gruppensymbol) in der linken Seitenleiste. Sie sehen eine Liste der Agenten in Ihrem Team. Jeder Agent hat eine "Status"-Anzeige (grün = verfügbar, rot = nicht verfügbar oder gelb = inaktiv).
Weisen Sie Ihre Agenten an, ihren Status auf "verfügbar" zu setzen, wenn sie bereit sind, Chat-Anfragen zu bearbeiten. Agenten können ihren Status ändern, indem sie auf ihr Profilbild oben rechts im Wassenger-Dashboard klicken und den entsprechenden Status aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Überwachung der automatischen Chat-Zuweisung
Sobald Sie die automatische Chat-Zuweisung konfiguriert haben, können Sie deren Effektivität überwachen, indem Sie die Chat-Arbeitsbelastung Ihres Teams im Auge behalten. Dafür:
Klicken Sie auf das Symbol "Team" (Gruppensymbol) in der linken Seitenleiste.
Sie sehen eine Liste der Agenten in Ihrem Team sowie die Anzahl der aktiven Chats, die sie derzeit bearbeiten.
Beobachten Sie diese Informationen, um sicherzustellen, dass die Chat-Anfragen gleichmäßig unter Ihren Agenten verteilt werden.
Mit aktivierter automatischer Chat-Zuweisung kann Ihr Team eingehende Chat-Anfragen effizient bearbeiten und einen schnellen, effektiven Kundendienst bieten. Überprüfen und passen Sie Ihre Einstellungen bei Bedarf an, um die Leistung Ihres Teams zu optimieren.
Benutzerrollen von automatischer Zuweisung ausschließen
Das Ausschließen von Benutzerrollen ermöglicht es Ihnen, bestimmte Rollen davon auszunehmen, automatisch Chats zugewiesen zu bekommen. Dadurch haben Sie bessere Kontrolle über die Chat-Verteilung und die Team-Beteiligung.
Standardmäßig sind alle Benutzerrollen berechtigt, eingehenden Chats automatisch zugewiesen zu werden.
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Benutzer von automatischer Zuweisung ausschließen
Mit dieser Funktion können Sie einzelne Benutzer selektiv davon ausschließen, automatisch Chats zugewiesen zu bekommen.
Das verbessert die Kontrolle bei der Verteilung der Arbeitslast und bietet mehr Flexibilität im Team-Management.
Standardmäßig sind alle Benutzer Ihrer WhatsApp-Nummer berechtigt, automatisch Chats zugewiesen zu bekommen.
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