L'automazione di WhatsApp è diventata uno strumento fondamentale per le aziende che vogliono migliorare le interazioni con i clienti, semplificare la gestione degli appuntamenti e ridurre il lavoro manuale. Oggi analizziamo un workflow semplice ed efficace che utilizza n8n e WhatsApp Business e trasforma il modo in cui PMI e agenzie gestiscono le comunicazioni con i clienti.
Perché è essenziale automatizzare le interazioni su WhatsApp
Le aspettative dei clienti sono più alte che mai. Risposte immediate, interazioni personalizzate e una gestione fluida degli appuntamenti sono diventate la norma e non più l'eccezione. Fortunatamente, l'automazione offre una soluzione efficace:
- Risposte istantanee assicurano che i tuoi clienti si sentano apprezzati.
- Riduzione delle attività manuali libera tempo al tuo team.
- Gestione efficiente dei dati consente migliori insight sui clienti.
Con il bot WhatsApp Business che usa n8n, puoi ottenere tutto questo senza intoppi.
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Come funziona l'automazione del bot WhatsApp
Questo workflow mette insieme Google Forms, WhatsApp e Google Sheets per semplificare l'interazione con i clienti e la gestione dei dati:
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Passo 1: Interazione del cliente tramite Google Forms
I clienti compilano un Google Form per richiedere informazioni, prenotare appuntamenti o inviare richieste. Alla presentazione del modulo ricevono automaticamente una notifica via WhatsApp.
Esempio: Immagina una clinica dentistica dove i pazienti prenotano i loro appuntamenti tramite un semplice Google Form. Una volta inviato il modulo, ricevono immediatamente un messaggio di conferma appuntamento direttamente su WhatsApp.
Passo 2: Cattura dei messaggi degli utenti
Quando un cliente invia un messaggio al tuo Wassemger Business bot, il suo messaggio e i dettagli di contatto vengono automaticamente inseriti in un Google Sheet. Questo centralizza i dati dei clienti, rendendoli accessibili e gestibili per tutto il tuo team.
Scenario: Se un cliente chiede di riprogrammare tramite WhatsApp, il suo messaggio viene registrato direttamente in Google Sheets, assicurando che nulla venga trascurato.
Passo 3: Gestione semplice delle risposte
Rispondere ai clienti è facile come aggiornare il tuo Google Sheet. Compila la colonna ReplyText, cambia lo stato inReady, e il bot penserà al resto. In pochi secondi, n8n rileverà questi messaggi e li invierà via WhatsApp.
Vantaggio reale: Supponiamo che un membro del tuo team voglia seguire rapidamente più richieste dei clienti. Aggiorna ogni risposta nel foglio, e in pochi istanti risposte personalizzate raggiungeranno ogni cliente tramite WhatsApp.
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Personalizzare il workflow per le tue esigenze
La bellezza di questo workflow n8n è la sua flessibilità. Puoi:
- Collegare strumenti aggiuntivi come sistemi CRM per dati clienti più ricchi.
- Integrare calendari per la programmazione automatica degli appuntamenti.
- Arricchire le notifiche con template dinamici per personalizzare l'esperienza cliente.
Copia e usa subito questo workflow!
{
"name": "Customer Support WhatsApp Bot with Google Docs Knowledge Base and Gemini AI",
"nodes": [
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"caseSensitive": true,
"leftValue": "",
"typeValidation": "loose",
"version": 1
},
"conditions": [
{
"id": "8a765e57-8e39-4547-a99a-0458df2b75f4",
"operator": {
"type": "object",
"operation": "exists",
"singleValue": true
},
"leftValue": "={{ $('Wassenger Trigger').item.json }}",
"rightValue": ""
}
],
"combinator": "and"
},
"options": {
"looseTypeValidation": true
}
},
"id": "3237130a-f8dd-4e66-b2bb-f29cbe963427",
"name": "Is message?",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [240, 600],
"typeVersion": 2
},
{
"parameters": {
"rule": {
"interval": [
{
"field": "minutes"
}
]
}
},
"id": "1d2ce3be-f107-4949-8753-16ea3a97b7b1",
"name": "Schedule Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.scheduleTrigger",
"position": [0, 1020],
"typeVersion": 1.2
},
{
"parameters": {
"options": {}
},
"id": "4f5189fd-a36a-468a-ab7f-512262e192e6",
"name": "Loop Over Items",
"type": "n8n-nodes-base.splitInBatches",
"position": [440, 1020],
"typeVersion": 3
},
{
"parameters": {
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?usp=drivesdk",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 1621824221,
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit#gid=1621824221",
"cachedResultName": "WA-messages"
},
"filtersUI": {
"values": [
{
"lookupColumn": "Status",
"lookupValue": "Ready"
}
]
},
"options": {}
},
"id": "164042e8-4b56-4432-9b46-dfdf4c93116a",
"name": "Get new answers",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [220, 1020],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
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{
"parameters": {
"operation": "update",
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?usp=drivesdk",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 1621824221,
"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit#gid=1621824221",
"cachedResultName": "WA-messages"
},
"columns": {
"value": {
"Status": "Replied",
"row_number": "={{ $('Loop Over Items').item.json.row_number }}"
},
"schema": [
{
"id": "UserPhone",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserPhone",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "UserName",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserName",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "UserMessage",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "UserMessage",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "ReplyText",
"type": "string",
"display": true,
"removed": true,
"required": false,
"displayName": "ReplyText",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "Status",
"type": "string",
"display": true,
"required": false,
"displayName": "Status",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "row_number",
"type": "string",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": true,
"required": false,
"displayName": "row_number",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
}
],
"mappingMode": "defineBelow",
"matchingColumns": ["row_number"]
},
"options": {}
},
"id": "d31cdbd1-1384-4608-9822-64b643508689",
"name": "Update message status",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [840, 1020],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
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{
"parameters": {
"amount": 1
},
"id": "c712f711-bc98-412f-940d-69af277c9126",
"name": "Wait 1 sec",
"type": "n8n-nodes-base.wait",
"position": [1020, 1020],
"webhookId": "df4df4f8-378c-4228-b1e2-326b9d956e7e",
"typeVersion": 1.1
},
{
"parameters": {
"operation": "append",
"documentId": {
"__rl": true,
"value": "1D5sI-FJNl6zH9P6DPkyD7-kifKX-TJnChdhsfLji50U",
"mode": "list",
"cachedResultName": "Chat logs",
"cachedResultUrl": "google_drive_url"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"value": "gid=0",
"mode": "list",
"cachedResultName": "Sheet1",
"cachedResultUrl": "google_drive_url"
},
"columns": {
"mappingMode": "defineBelow",
"value": {
"TIMESTAMP": "={{ $json.data.timestamp }}",
"USER": "={{ $json.data.toNumber }}",
"MESSAGE": "={{ $json.data.body }}"
},
"matchingColumns": [],
"schema": [
{
"id": "TIMESTAMP",
"displayName": "TIMESTAMP",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "USER",
"displayName": "USER",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "MESSAGE",
"displayName": "MESSAGE",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "RESPONSE",
"displayName": "RESPONSE",
"required": false,
"defaultMatch": false,
"display": true,
"type": "string",
"canBeUsedToMatch": true,
"removed": true
}
],
"attemptToConvertTypes": false,
"convertFieldsToString": false
},
"options": {}
},
"id": "76e576d5-2bad-4588-a044-4091db02b3f7",
"name": "New message from the user",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [500, 600],
"typeVersion": 4.4,
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "ckNCFcoJBFt2fiDJ",
"name": "Google Sheets account 8"
}
}
},
{
"parameters": {
"pollTimes": {
"item": [
{
"mode": "everyX",
"value": 5,
"unit": "minutes"
}
]
},
"documentId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE",
"cachedResultUrl": "google_drive_url",
"cachedResultName": "WhatsApp Appointments(Responses)"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": 470797219,
"cachedResultUrl": "",
"cachedResultName": "Form Responses 1"
},
"event": "rowAdded",
"options": {}
},
"id": "906a1913-5356-4cb1-936b-489afcb58153",
"name": "Get new entries",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTrigger",
"position": [20, 160],
"typeVersion": 1,
"credentials": {
"googleSheetsTriggerOAuth2Api": {
"id": "3JS9kFioVK3IrITX",
"name": "Google Sheets Trigger account 2"
}
}
},
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"id": "b9bfdb33-0d9c-4320-b4bc-0bf0a469c8ca",
"operator": {
"name": "filter.operator.equals",
"type": "string",
"operation": "equals"
},
"leftValue": "={{ $json[\"I consent to receive WhatsApp notifications regarding my appointments\"] }}",
"rightValue": "Yes"
}
]
},
"options": {}
},
"id": "88ac4ee1-d83e-46f6-9241-1ad92458c527",
"name": "User consented for WA messages?",
"type": "n8n-nodes-base.filter",
"position": [240, 160],
"typeVersion": 2
},
{
"parameters": {
"content": "## Send a WhatsApp(WA) template message\nOccurs after a user submits a new Google form.If the user opted-in for WA notifications during the form submission, a template message will be sent via WhatsApp.\n\n**IMPORTANT!**\n1.You will need to create a new [wassenger account](https://wassenger.com/register)\n2.Once connected to Wassenger your WhatsApp number will be ready to use:)",
"height": 405,
"width": 745
},
"id": "3f31fb13-7238-4fb3-a2ff-421b8b0f2408",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, -80],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"content": "## Store incoming WhatsApp user messages in a Google Sheet\nTo receive user messages, you need to add a Wassenger Trigger node\n\nOnce the trigger receives a payload from your customer, we check if the incoming data contains a message and add a new row with user data and message text in [Google Sheet](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?gid=1621824221#gid=1621824221).\n\nWassenger trigger also receives status notifications(i.e.message sent, message read etc.), so we ignore such notifications in this workflow.",
"height": 458,
"width": 752
},
"id": "b4827163-9ea5-4857-b367-ac8dd02148c8",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, 340],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"content": "## Reply to the user via WhatsApp\nWhatsApp allows sending automatic messages **with custom text** via bots only within the 24h time frame after the last incoming user message.\n\nAfter the user sends a message to the WhatsApp bot, a row is added to the [Google Sheet](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-B0yepcrCHxQpn7Sj6QjTa0VqwwVBQhO5ZcIUSxWJE/edit?gid=1621824221#gid=1621824221) with the Status 'New'\n\nType something in the `ReplyText` column and change the Status to 'Ready'.\nIn a few minutes, Flows timer will fetch all 'Ready' replies from the Google Sheet and send them one by one to the recipients",
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"width": 1197.9640718562885
},
"id": "129153f7-ee86-4200-b6c0-06798c431051",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [-20, 820],
"typeVersion": 1
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"phone": "={{ $json['Your mobile number'] }}",
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassenger",
"typeVersion": 1,
"position": [460, 160],
"id": "26d678c0-b581-449a-8540-c6209bf99ced",
"name": "Wassenger",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account 9"
}
}
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"events": ["message:in:new"],
"sampleEvent": "inbound-text"
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassengerTrigger",
"typeVersion": 1,
"position": [20, 600],
"id": "71c82d9c-1ab6-4b83-9c5a-c0a714d42325",
"name": "Wassenger Trigger",
"webhookId": "38a35cf6-5aa7-434e-9bf3-bcd31717e1d4",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account 9"
}
}
},
{
"parameters": {
"device": "device_id",
"phone": "={{ $('Wassenger Trigger').item.json.data.fromNumber }}",
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-wassenger.wassenger",
"typeVersion": 1,
"position": [660, 1020],
"id": "1fcb9b18-4319-4bf3-b6b3-8be3a09ac969",
"name": "Wassenger1",
"credentials": {
"wassengerApiKey": {
"id": "your_api_key",
"name": "Wassenger Key account"
}
}
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Wait 1 sec": {
"main": [
[
{
"node": "Loop Over Items",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Is message?": {
"main": [
[
{
"node": "New message from the user",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get new answers": {
"main": [
[
{
"node": "Loop Over Items",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get new entries": {
"main": [
[
{
"node": "User consented for WA messages?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Schedule Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Get new answers",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Update message status": {
"main": [
[
{
"node": "Wait 1 sec",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"User consented for WA messages?": {
"main": [
[
{
"node": "Wassenger",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Wassenger Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Is message?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Loop Over Items": {
"main": [
[],
[
{
"node": "Wassenger1",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Wassenger1": {
"main": [
[
{
"node": "Update message status",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
},
"active": false,
"settings": {
"executionOrder": "v1"
}
}
Esempio di personalizzazione: Un'agenzia di viaggi potrebbe integrare il proprio CRM per prelevare le preferenze dei clienti e inviare automaticamente suggerimenti di viaggio altamente personalizzati tramite WhatsApp.
Vantaggi chiave dell'automazione WhatsApp con Wassenger
- Coinvolgimento immediato dei clienti: Mantieni alti livelli di soddisfazione con messaggi tempestivi e pertinenti.
- Efficienza operativa: Riduci il lavoro manuale e semplifica le attività di comunicazione.
- Soluzioni scalabili: Gestisci facilmente basi clienti in crescita e workflow complessi.
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