In questo articolo spiegheremo come configurare l'assegnazione automatica delle chat in Wassenger per garantire che le conversazioni WhatsApp in arrivo siano distribuite in modo efficiente tra i membri del tuo team.
La funzione di assegnazione automatica delle chat di Wassenger ti aiuta a gestire le richieste di chat in arrivo su WhatsApp distribuendole equamente tra gli agenti disponibili. In questo modo puoi evitare di sovraccaricare un singolo agente e garantire che ogni richiesta di chat venga gestita in modo tempestivo ed efficiente. Configurare l'assegnazione automatica delle chat ti permette di bilanciare il carico di lavoro e migliorare i tempi di risposta del servizio clienti.
Nota: soltanto gli utenti Amministratore e Supervisore possono visualizzare e modificare la configurazione di assegnazione automatica delle chat.
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Come funziona l'assegnazione automatica delle chat
L'assegnazione automatica delle chat distribuisce le richieste di chat in arrivo agli agenti in base al loro carico di lavoro e disponibilità attuali. Quando arriva una nuova richiesta di chat, il sistema la assegnerà automaticamente all'agente con il minor numero di chat attive. Se tutti gli agenti hanno lo stesso numero di chat attive, la richiesta di chat sarà assegnata all'agente che è rimasto inattivo per il periodo più lungo.
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Configurazione dell'assegnazione automatica delle chat in Wassenger Segui questi passaggi per configurare l'assegnazione automatica delle chat in Wassenger:
Vai su Impostazioni
Una volta effettuato l'accesso, verrai reindirizzato alla dashboard di Wassenger. Clicca sull'icona “Impostazioni” (ingranaggio) situata nella barra laterale sinistra.
Abilita l'assegnazione automatica delle chat
Nella sezione “Impostazioni”, individua l'interruttore “Assegnazione automatica delle chat”. Clicca sull'interruttore per abilitare l'assegnazione automatica delle chat. L'interruttore dovrebbe diventare blu quando è abilitato.
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Configura la disponibilità degli utenti
Perché l'assegnazione automatica delle chat funzioni in modo efficace, devi assicurarti che la disponibilità dei tuoi agenti sia impostata correttamente in Wassenger. Ecco come fare:
Clicca sull'icona “Team” (gruppo di persone) situata nella barra laterale sinistra. Vedrai un elenco degli agenti del tuo team. Ogni agente avrà un indicatore di “stato” (verde per disponibile, rosso per non disponibile o giallo per inattivo).
Istruisci i tuoi agenti a impostare il proprio stato su “disponibile” quando sono pronti a gestire le richieste di chat. Gli agenti possono cambiare il proprio stato cliccando sulla loro immagine profilo in alto a destra nella dashboard di Wassenger e selezionando lo stato appropriato dal menu a tendina.
Monitorare l'assegnazione automatica delle chat
Una volta configurata l'assegnazione automatica delle chat, puoi monitorarne l'efficacia tenendo d'occhio il carico di lavoro del tuo team. Per farlo:
Clicca sull'icona “Team” (gruppo di persone) situata nella barra laterale sinistra.
Vedrai un elenco degli agenti del tuo team, insieme al numero di chat attive che stanno gestendo attualmente.
Monitora queste informazioni per assicurarti che le richieste di chat vengano distribuite equamente tra i tuoi agenti.
Con l'assegnazione automatica delle chat configurata, il tuo team può gestire efficacemente le richieste di chat in arrivo e fornire un servizio clienti rapido ed efficace. Ricorda di rivedere e regolare le impostazioni secondo necessità per ottimizzare le prestazioni del team.
Escludere ruoli utente dall'assegnazione automatica
L'esclusione di ruoli utente ti permette di impedire che ruoli utente specifici vengano assegnati automaticamente alle chat, assicurando un maggiore controllo sulla distribuzione delle chat e sull'impegno del team.
Per impostazione predefinita, tutti i ruoli utente sono idonei ad essere assegnati automaticamente alle chat in arrivo.
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Escludere utenti dall'assegnazione automatica
Con questa funzione puoi escludere selettivamente singoli utenti dall'essere assegnati automaticamente alle chat.
Questo migliora il controllo sulla distribuzione del carico di lavoro e consente una maggiore flessibilità nella gestione del team.
Per impostazione predefinita, tutti gli utenti collegati al tuo numero WhatsApp sono idonei ad essere assegnati automaticamente alle chat.
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