En este artículo, explicaremos cómo configurar la asignación automática de chats en Wassenger para garantizar que las conversaciones entrantes de WhatsApp se distribuyan de manera eficiente entre tu equipo.
Wassenger te ayuda a gestionar las solicitudes de chat entrantes de WhatsApp al distribuirlas equitativamente entre los agentes disponibles. De este modo, puedes evitar sobrecargar a un solo agente y asegurar que cada solicitud de chat se atienda de forma rápida y eficiente. Configurar la asignación automática de chats te permite equilibrar la carga de trabajo y mejorar los tiempos de respuesta del servicio al cliente.
Nota: solo los usuarios Administrator y Supervisor pueden ver y editar la configuración de asignación automática de chats.
¿Qué es un miembro del equipo y cómo crearlo? Más información aquí
Cómo funciona la asignación automática de chats
La asignación automática de chats distribuye las solicitudes de chat entrantes a los agentes según su carga de trabajo y disponibilidad actuales. Cuando llega una nueva solicitud de chat, el sistema la asignará automáticamente al agente con el menor número de chats activos. Si todos los agentes tienen la misma cantidad de chats activos, la solicitud se asignará al agente que haya estado inactivo durante más tiempo.
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Configurar la asignación automática de chats en Wassenger
Sigue estos pasos para configurar la asignación automática de chats en Wassenger:
Navegar a Settings
Una vez que hayas iniciado sesión, serás redirigido al Wassenger dashboard. Haz clic en el icono “Settings” (engranaje) ubicado en la barra lateral izquierda.
Habilitar Automatic chat assignment
En la sección “Settings”, localiza el toggle “Automatic chat assignment”. Haz clic en el toggle para habilitar la asignación automática de chats. El toggle debería volverse azul cuando esté activado.
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Configurar la disponibilidad de los usuarios
Para que la asignación automática de chats funcione de forma efectiva, debes asegurarte de que la disponibilidad de tus agentes esté correctamente configurada en Wassenger. Aquí te explicamos cómo:
Haz clic en el icono “Team” (grupo de personas) ubicado en la barra lateral izquierda. Verás una lista de los agentes de tu equipo. Cada agente tendrá un indicador de “status” (verde para available, rojo para unavailable, o amarillo para idle).
Indica a tus agentes que configuren su status en “available” cuando estén listos para atender solicitudes de chat. Los agentes pueden cambiar su status haciendo clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha del Wassenger dashboard y seleccionando el estado apropiado desde el dropdown menu.
Monitoreo de la asignación automática de chats
Una vez que hayas configurado la asignación automática de chats, puedes monitorizar su efectividad vigilando la carga de chats de tu equipo. Para ello:
Haz clic en el icono “Team” (grupo de personas) ubicado en la barra lateral izquierda.
Verás una lista de los agentes de tu equipo, junto con el número de chats activos que están manejando actualmente.
Supervisa esta información para asegurarte de que las solicitudes de chat se distribuyan de manera equitativa entre tus agentes.
Con la asignación automática de chats configurada, tu equipo podrá manejar eficientemente las solicitudes de chat entrantes y ofrecer un servicio al cliente rápido y eficaz. Recuerda revisar y ajustar la configuración según sea necesario para optimizar el rendimiento de tu equipo.
Excluir roles de usuario de la asignación automática
La exclusión de roles de usuario te permite impedir que roles de usuario específicos sean asignados automáticamente a chats, lo que garantiza un mejor control sobre la distribución de chats y la gestión del equipo.
Por defecto, todos los roles de usuario son elegibles para ser asignados automáticamente a los chats entrantes.
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Excluir usuarios de la asignación automática
Con esta función, puedes excluir selectivamente a usuarios individuales de ser asignados automáticamente a chats.
Esto mejora el control para la flexibilidad en la distribución de la carga de trabajo y permite una mejor gestión del equipo.
Por defecto, todos los usuarios en tu número de WhatsApp son elegibles para ser asignados automáticamente a chats.
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